EXTRA Gyámügy

Az Extra gyámügy program esetében a saját webszerverünkön keresztül történik a kiszolgálás. A járásoknak mindössze szélessávú, korlátlan internet hozzáférésre van szükségük, és az adatmentés, karbantartás, jogszabálykövetés nem jelent külön feladatot számukra. A program Ms SQL, vagy Oracle Server adatbázismotor használatával működik. 

Az Extra gyámügy programon belül két különböző megközelítési módon keresztül történhet a gyámügyi feladatok lekezelése.  Az egyik mód, a Részletes gyámügyi nyilvántartás, melynek funkciói a gyámügyön felmerülő ügyintézés teljes menetét lefedik. A programban ügymenettípusokat (ügymenettípus = események egy halmaza, egy adott gyámügyi ügytípus, pl.: kapcsolattartás, gondnokság stb.), azon belül, pedig eseménytípusokat (esemény pl. a határozathozatal, a felülvizsgálat, egy állapot megszűnése stb.) kezelünk.

A másik mód szerint (Extragyám), úgynevezett ügyfél adatlapokat kezelünk, melyek felépítése egységes, szemben a Részletes gyámügyi nyilvántartásban kezelt ügymenet és eseményrészletező ablakokkal, melyek felépítése minden ügymenettípus esetében hasonló, viszont a típushoz szükséges rögzítendő adatoktól függően más és más mezőket tartalmazhat. 

Mindkét megközelítési mód támogatja a személyi és vagyoni ügyek nyilvántartásától az ügymenet nyilvántartáson (gyermekvédelmi, gyámsági, örökbefogadási, pénzbeli ellátások, szülői felügyelet, egyéb gyámügyi ügymenet) át a határozatkészítés, listázások, statisztikák készítésének munkafolyamatait. Nyilvántartás-vezetési kötelezettséget a Gyvt. 137. § (1) bekezdése ír elő a gyámhivatal, a 138. §-a pedig a jegyző részére; a kötelezően vezetett nyilvántartásokat a gyámhivatal részére összefoglaló jelleggel a Gyvt. 140. § határozza meg, a nyilvántartások formáját és pontos adattartalmát, pedig a 235/1997-es kormányrendelet melléklete szabályozza. Az említett nyilvántartások (adatlapok) a Részletes gyámügyi nyilvántartásban a már előzőleg adatmezőkbe rögzített adatok alapján készülnek el, míg az Extragyám programban az adatlapok kitöltése űrlapként történik. A Részletes gyámügyi nyilvántartásban a részletező ablakokban kerülnek rögzítésre az ügymenettípusokhoz tartozó speciális adatok, az Extragyám programban az adatlapok űrlapként történő kitöltése történik. Természetesen nem csak az előírt nyilvántartások vezethetők itt, bármilyen nyilvántartás létrehozható űrlapként a programban.

A  Részletes gyámügyi nyilvántartás az ügymenettel kapcsolatos összes partnert nyilvántartja, legyen az személy vagy intézmény, az ügyfelek adatainak tárolása ügyféltörzsben történik. Valamennyi eljárás esetében biztosított a személyi és intézmény adatok (ügyféltörzsben felvitt), az adott képernyőn releváns adatok megjelenítése. Az Extragyám programban az ügyfelek adatainak rögzítése nem ügyféltörzsben történik, de lehetőséget nyújt a program a már rögzített adatok alapján más ügymenethez tartozó ügyfél adatlap létrehozására a már rögzített adatok alapján.

A Részletes gyámügyi nyilvántartás  képes kezelni az ügyfélkapcsolatokat is. Egy személyhez hozzárendelhető a szülő, törvényes képviselő, vagyonkezelő, örökbefogadó, gondozó, gondozási intézmény, gondnok és gyám. Az Extragyám programban az említett adatok csak az ügymenethez tartozó adatlapon kerülnek rögzítésre, a kapcsolatok így nem nyomon követhetőek. A Részletes gyámügyi nyilvántartásban az ügymenettel kapcsolatos minden partner megjelenik a partnernyilvántartásban, az Extragyám program esetében csak azon ügyfél jelenik meg egy-egy adatlap csoporton belül mint ügyfél, aki szorosan kapcsolódik az ügyhöz.

A statisztika elkészítésében is különbséget mutat a két program. Míg a Részletes gyámügyi nyilvántartásban  a statisztikai adatok gyűjtése az ügymenet és esemény ablakok mezőiben rögzített adatok alapján történik, addig az Extragyám program bekéri az egyes adatlap csoportokhoz tartozó szükséges statisztikai adatokat az ügy rögzítése során.

Mindkét megközelítési mód használata biztosítja a szűrési, keresési és listázási lehetőségeket széles körben. A Részletes gyámügyi nyilvántartás nagyobb részben előre elkészített listaformátumokat kínál, az Extragyám program az összes tárolt mezőre biztosít szűrési lehetőséget.